Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Sylwia Ragan, prowadząca działalność gospodarczą pod marką Ceremonie Sylwia Ragan, NIP 5471257563. Kontakt w sprawach dotyczących prywatności: info@ceremoniesylwiaragan.pl, tel. +48 732 977 577.

Polityka dotyczy strony ceremoniesylwiaragan.pl, formularzy internetowych, korespondencji oraz danych przetwarzanych podczas przygotowania i realizacji ceremonii.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu;
• informacje dotyczące rodzaju, terminu i miejsca ceremonii;
• dane konieczne do zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń oraz wystawienia dokumentów księgowych;
• treści przekazane w wiadomościach, formularzach, wywiadach i konsultacjach, w tym historie rodzinne i materiały potrzebne do stworzenia osobistej ceremonii;
• wizerunek, głos lub materiały fotograficzne, wyłącznie gdy zostały dobrowolnie przekazane albo ich wykorzystanie zostało uzgodnione;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookies, typ urządzenia i przeglądarki.

3. Cele i podstawy prawne

• odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• zawarcie i realizacja umowy, kontakt organizacyjny, przygotowanie scenariusza i prowadzenie ceremonii – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, bezpieczeństwo strony i archiwizacja korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• analityka, marketing, publikacja opinii, zdjęć albo materiałów z ceremonii – na podstawie zgody, gdy jest ona wymagana, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jeżeli przekazane materiały zawierają dane szczególnych kategorii, np. informacje o zdrowiu, przekonaniach religijnych lub życiu osobistym, są one wykorzystywane wyłącznie w zakresie koniecznym do przygotowania ceremonii i na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dotyczą, albo innej właściwej podstawy prawnej.

4. Narzędzia wspierane przez sztuczną inteligencję

W pracy mogą być używane narzędzia wspierające redakcję, porządkowanie treści, tłumaczenia, tworzenie materiałów roboczych lub organizację procesu. Nie podejmują one samodzielnie decyzji wywołujących wobec klienta skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na niego wpływających.

• do narzędzi przekazywany jest możliwie najmniejszy zakres informacji;
• tam, gdzie jest to możliwe, dane są pseudonimizowane lub anonimizowane;
• końcowy tekst ceremonii, tłumaczenie i materiały przechodzą osobistą weryfikację;
• do narzędzi AI nie są celowo wprowadzane numery PESEL, skany dokumentów tożsamości ani zbędne dane finansowe;
• w przypadku realistycznych materiałów syntetycznych stosowane są wymagane prawem zasady przejrzystości i oznaczania.

Dostawcy takich narzędzi mogą działać jako podmioty przetwarzające lub niezależni administratorzy zgodnie z warunkami swoich usług. Są dobierani z uwzględnieniem ustawień prywatności, bezpieczeństwa i możliwości ograniczenia wykorzystywania danych.

5. Odbiorcy danych i transfery poza EOG

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym podmiotom zapewniającym hosting, pocztę elektroniczną, obsługę strony i formularzy, przechowywanie plików, księgowość, płatności, narzędzia komunikacyjne, analityczne, tłumaczeniowe i wspierane przez AI, a także doradcom prawnym lub organom publicznym, gdy wynika to z prawa.

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie właściwego mechanizmu prawnego, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Ram Ochrony Danych UE–USA lub standardowych klauzul umownych.

6. Okres przechowywania

• zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
• dane związane z umową – przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania albo wcześniejszego ustania celu;
• dane techniczne i cookies – zgodnie z okresem działania danego pliku lub ustawieniami narzędzia zgód.

7. Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – zależnie od podstawy i okoliczności przetwarzania – prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wniosek dotyczący danych można wysłać na info@ceremoniesylwiaragan.pl.

8. Cookies i podobne technologie

Strona używa plików cookies niezbędnych do działania. Cookies analityczne, funkcjonalne lub marketingowe są uruchamiane wyłącznie zgodnie z wyborem dokonanym w banerze zgód, o ile prawo wymaga zgody. Ustawienia można w każdej chwili zmienić przez narzędzie zarządzania zgodą dostępne na stronie.

Ograniczenie cookies w przeglądarce może wpływać na działanie części funkcji. Szczegółowa lista aktywnych usług i okresów przechowywania jest prezentowana w panelu zgód, ponieważ może zmieniać się wraz z konfiguracją strony.

9. Bezpieczeństwo i zmiany dokumentu

Stosowane są środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru danych, w tym ograniczenie dostępu, kopie bezpieczeństwa, aktualizacje oraz zasada minimalizacji. Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, usług lub sposobu działania strony. Aktualna wersja jest publikowana w tym miejscu.